Darse de alta como autónomo para facturar a un ayuntamiento

El alta de autónomo

El empresario que tenga que facturar a un Ayuntamiento tendrá que darse de alta como autónomo. No es necesario que la prestación del servicio o la entrega del bien se produzca desde una sociedad mercantil. Como hemos señalado en otras páginas, deberá proceder con su alta en Hacienda y en la Seguridad Social. En el caso del alta en el RETA de la Seguridad Social si se trata de un trabajo puntual de escaso importe se podría tomar en consideración la no interpretación de habitualidad y por tanto la no inscripción en el RETA. 

Según sea su actividad procederá a elegir si se desarrolla como actividad profesional (sección primera del IAE), empresarial (sección segunda) o artística (sección tercera). Y dentro de la sección habrá que escoger el epígrafe o epígrafes adecuados. Hay que tener en cuenta que la inscripción en más de un epígrafe no encarece la cuota de autónomos.

En otros apartados de la web ya hemos detallado más extensamente las opciones para tramitar el alta de autónomo, pero pasamos a recordarlas:

-Alta de autónomo mediante autorización con certificado digital.

-Alta como autónomo sin certificado digital a través de un Punto de Atención al Emprendedor.

-Alta de autónomo con NIE.

Ejemplos de autónomos que facturan a ayuntamientos

A continuación enumeramos una lista con ejemplos típicos de autónomos y algunos servicios que ofrecen a los ayuntamientos.

• Arquitectos que redacten proyectos o realicen direcciones de obra.
• Arquitectos técnicos prestando servicios de coordinación de seguridad y salud.
• Economistas desarrollando proyectos de viabilidad.
• Graduados en Ciencias de la Actividad Física diseñando proyectos de mejora de la eficiencia de instalaciones deportivas.
• Consultores de recursos humanos diseñando organigramas.
• Gestores y asesores prestando servicios de asesoramiento y gestión tributaria del ayuntamiento y de sus organismos autónomos y sociedades municipales.
• Técnicos de medio ambiente desarrollando planes de prevención de incendios o de aprovechamiento forestal.
• Instaladores de aires acondicionados renovando los sistemas de ventilación de edificios municipales.
• Paletas autónomos en pequeñas obras de albañilería.
• Geólogos realizando estudios geotécnicos.
• Programadores desarrollando software a medida.
• Abogados prestando servicios de asistencia letrada
• Psicólogos ofreciendo servicio de coaching al personal de la corporación.
• Fontaneros realizando tareas de mantenimiento en edificios municipales.
• Minoristas suministrando materiales varios a la brigada.

Certificado digital

Para una relación ágil y satisfactoria con la administración resulta imprescindible disponer de certificado digital. Con la entrada en vigor del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos; que complementa y desarrolla la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; se define la obligación de relacionarse por vía electrónica a una serie de agentes, entre los que se encuentran profesionales con obligación de colegiarse. En cualquier caso la obligación de la citada relación por vía electrónica se hará extensible a todos los colectivos.

Para poderse relacionar con el Ayuntamiento u otras administraciones públicas (diputaciones, consejos comarcales, administración autonómica, etc.) es necesaria la identificación digital (certificados digitales software, como los de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, DNI electrónico, tarjetas criptográficas, etc.).

Más allá de la obligación de la vía digital, su uso resulta mucho más beneficioso que aportar documentación en papel. Las principales ventajas serían:

• Sin desplazamientos.
• Disponibilidad de registro 24/7
• Opción de obtener copia.
• Imposibilidad de falsificación o manipulación de documentos presentados.
• Ahorro de espacio físico.
• Reducción del impacto en el medio ambiente.

En resumen, si tienes intención de ofrecer algún servicio a una administración pública, y aún no tienes certificado digital, márcalo como prioridad absoluta. En cualquier caso la recomendación la hacemos extensible a toda la ciudadanía en general. Por supuesto mediante el certificado digital el alta como autónomo es muy ágil.

Adjudicación del servicio

Es muy importante tener en mente que una administración pública no es un cliente privado convencional. Las relaciones con las AAPP están sometidas a una serie de reglamentación específica que conviene no olvidar. Por otra parte, comentar que en la relación del autónomo con el ayuntamiento aparecerán varios agentes con preocupaciones y responsabilidades distintas: cargos electos (políticos), técnicos, personal del departamento de Intervención y Tesorería, etc.

Antes de ponerse manos a la obra con el servicio o la entrega del bien que ha encargado, por ejemplo un político, el empresario debe asegurarse que la petición o demanda está sustentada sobre una adjudicación formal, de lo contrario puede saltar la sorpresa de presentar una factura al Ayuntamiento y que sea devuelta por falta de encomienda formal.

La adjudicación tendrá mayor o menor formalismo en función del importe del trabajo. Muy en resúmen, pasamos a citar los principales procedimientos, de menor a mayor simplicidad:

• Orden de compra, hoja de encargo, propuesta de gasto. Será el justificante del autónomo para demostrar que algún miembro del Ayuntamiento le ha solicitado un trabajo o entrega.
• Contrato menor. A partir de la solicitud de un presupuesto, el Ayuntamiento a través del órgano colegiado o unipersonal que tenga delegada la disposición de gasto adjudica un determinado contrato de servicio, suministro u obra.
• Procedimiento abierto (sumario, simplificado, armonizado, etc.). A partir del anuncio de licitación de un contrato de suministro, servicio u obra se podrá presentar una oferta. El órgano competente de la administración evaluará las distintas ofertas y procederá a adjudicar a una de las empresas el contrato.

Durante los procedimientos de adjudicación se solicitará diversa documentación, para la obtención de la cual necesitaremos disponer de certificado digital:

• Certificados de estar al corriente con Hacienda y la seguridad Social.
• Declaraciones responsables.
• Instancias

Algunos consejos:

• Ten preparados siempre certificados de estar al corriente con la AEAT y la Seguridad Social (tienen una validez de 6 meses).
• Los presupuestos, cuanto más datos de identificación incluyan mejor. Que contengan NIF, nombre completo, dirección, teléfono, e-mail e incluso número de cuenta. Cada dato que te tenga que requerir en algún momento la administración va a ralentizar el proceso.
• Que el precio sea el adecuado al servicio a prestar (o al suministro a entregar), las modificaciones de contratos no siempre son posibles, y en cualquier caso dilatan los procesos en el tiempo.

Obtención de los certificados de estar al corriente con Hacienda y con la TGSS

Al contratar con un Ayuntamiento se comprobará que estés al corriente de tus obligaciones con la Hacienda Pública. Tal como establece el artículo 71.1.d de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.

La Administración te podrá solicitar los correspondientes certificados de estar al corriente de tus obligaciones. En el caso de no poderlos obtener por no disponer de certificado digital o por experimentar algún problema técnico puedes solicitar al Ayuntamiento que les autorizas a consultar que estás al corriente con AEAT y TGSS.

En los siguientes videos puedes comprobar cómo se obtienen los certificados:

Una vez tengamos los certificados, si estos son positivos, el procedimiento de adjudicación no presentará ningún inconveniente en este sentido. Ahora bien, en caso que un certificado resulte negativo deberás averiguar el motivo, normalmente las causas son los siguientes:

En el caso de la AEAT:

• Falta de presentación de alguna declaración a autoliquidación a la que estás obligado. Deberás regularizar la situación presentando cuanto antes los modelos que hagan falta.
• La existencia de alguna deuda. Se tiene que identificar la deuda y proceder a su pago o bien pactar un fraccionamiento o aplazamiento con la AEAT. En caso que Hacienda haya iniciado la vía ejecutiva en el momento que pagues tu deuda es totalmente recomendable aportar justificante de pago para que un funcionario MANUALMENTE actualice tu estado. Para ello deberás acceder al apartado «Contestar requerimientos, efectuar alegaciones y/o aportar documentos o justificantes» ( https://www2.agenciatributaria.gob.es/wlpl/REGD-JDIT/FGCSV ) , y después de identificado e introducida la referencia del procedimiento de apremio habrá que subir el justificante de pago.
• Falta de actualización de tu situación por parte de la Agencia Tributaria. Puede suceder que en algún momento te haya afectado alguno de los anteriores puntos y aunque ya hayas regularizado tu situación, Hacienda aún no haya actualizado los datos, algo muy frecuente. Deberás dirigirte a la delegación de la AEAT para que regularicen tus datos.

En el caso que el certificado negativo sea el de la Seguridad Social, lo más probable es el impago de alguna cuota de cotización, ya sea la de trabajador autónomo o la de los posibles trabajadores. La solución es obvia, será necesario proceder con el pago de la deuda existente, y como en el caso de la AEAT, una vez saldada la deuda insistir en la actualización de los datos para que el certificado aparezca como positivo.

Garantías, avales y fianzas del autónomo contratado por un Ayuntamiento

En la contratación con el sector público se puede exigir la presentación de garantías con el objetivo de asegurarse el cumplimiento de los contratos. En concreto, el Título IV de la Ley de Contratos del Sector Público (Ley 9/2017, de 8 de noviembre) comprende el articulado referente a la exigencia, tipología y devolución de garantías.

Cuando para la presentación de una oferta en una licitación se obligue a la aportación de una garantía, esta será provisional. No obstante, el uso de la garantía provisional (o de mantenimiento de la oferta), con la nueva Ley de Contratos, es una opción que solo se solicita en contadas ocasiones. Ello es debido a que conlleva un esfuerzo y un coste considerable para un contrato al que solo se aspira junto con otros licitadores sin que represente un ingreso seguro.

Con la adjudicación del contrato se requerirá al adjudicatario para que presente garantía definitiva, que en general será del 5% del precio del contrato sin contar el IVA. En la práctica, gran parte de los contratos que celebrarán los ayuntamientos con autónomos serán menores, y en estos rara vez se solicitará garantía, especialmente en los de servicios. Sin embargo, en procedimientos abiertos, la exigencia de garantía será del todo común.

Los tres tipos de garantía que se pueden constituir son los siguientes:

• En metálico: se podrá realizar transferencia bancaria o bien entregar cheque por el importe de la garantía. La principal ventaja es que no supondrá ninguna comisión para el empresario, aunque obviamente deberá renunciar a ese monto de dinero mientras dure el periodo de garantía. En el momento próximo al alta como autónomo suelen haber tensiones de tesorería, por lo que no siempre será una opción factible.
• Aval: una entidad bancaria, caja de ahorro, cooperativa de crédito, etc. avalará al adjudicatario para responder de forma adecuada del contrato. En este caso no deberemos desprendernos del dinero (salvo que el banco decida pignorar una parte), pero por contra deberemos pagar comisiones.
• Seguro de caución: una entidad aseguradora celebrará este tipo de contrato con el adjudicatario para responder del contrato. Al igual que en el caso del aval supondrá un coste pero tendremos la disponibilidad de nuestro dinero.

En caso de incumplimiento del contrato el Ayuntamiento podrá ejecutar la garantía. Por el contrario, una vez finalizado el plazo de garantía y ejecutadas correctamente las prestaciones contratadas se procederá a la devolución de la garantía. El plazo de garantía será de 6 meses o 1 año desde la liquidación del contrato. Recomendamos que, aunque la administración pueda devolver de oficio la garantía, sea el propio autónomo quien solicite la devolución presentando instancia a tal efecto.

Emisión de factura electrónica

El artículo 4º de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, establece el alcance de la obligatoriedad de presentación de factura electrónica cuando el destinatario sea una administración pública.

Hay que destacar los siguientes aspectos:

• Toda empresa, con independencia de su forma jurídica tendrá derecho a presentar factura electrónica.
• Los autónomos no están obligados a presentar factura electrónica.
• No todas las sociedades mercantiles están obligadas a facturar electrónicamente, solamente las sociedades limitadas y las sociedades anónimas.

Pero qué es una factura electrónica?

Es una factura emitida y recibida de forma electrónica; con formato XML y estructura Facturae. Se trataría por tanto de un conjunto de datos estructurados y etiquetados con un modelo normalizado.

Debido a la gran confusión que genera, debemos remarcar que una factura electrónica NO es un pdf adjunto a un e-mail.

Anteriormente señalábamos que no todas las empresas deben generar facturación electrónica cuando se dirijan a un ente del sector público como podría ser un Ayuntamiento. Sin embargo, si optan por presentar una factura no electrónica (por ejemplo un pdf), igualmente deberán hacerlo mediante la adecuada identificación electrónica, es decir, con certificado digital en el apartado de la sede electrónica que se haya habilitado a tal efecto.Una vez más vemos que resulta imprescindible disponer de firma digital.

Contenido de la factura a un ayuntamiento

Con independencia de su formato (electrónica o no electrónica), la factura deberá contener el siguiente contenido mínimo:

• Identificación del destinatario (nombre completo, NIF, dirección, provincia)
• Identificación del emisor de la factura (los datos del propio autónomo o sociedad), en concreto nombre y apellidos, dirección, provincia y NIF.
• Número de la factura.
• Mención específica de la palabra “FACTURA”
• Fecha de emisión.
• Concepto facturado
• Base imponible
• Cuota de IVA (excepto en caso de estar exenta, en cuyo caso habrá que indiciar el precepto legal en base al cual se produce la exención).
• Importe total

En caso que el emisor de la factura sea un profesional (ya esté incluido en la sección segunda o tercera de los epígrafes del IAE) deberá aplicarse retención. La elección del epígrafe se realiza en el momento de darse de alta como autónomo. Técnicamente quien aplica la retención en sentido estricto es el pagador (el Ayuntamiento). El tipo de retención general para un autónomo (profesional) es del 15 %, aunque para el año que inicie su actividad y los 2 siguientes la retención puede ser del 7%.

Determinadas actividades empresariales (sección primera del IAE) que se desarrollen en Estimación Objetiva también estarán sometidas a retención. Por ejemplo un albañil que tribute en módulos deberá retener un 1% de lo que factura a un Ayuntamiento.

Las retenciones practicadas serán ingresadas a Hacienda por parte del Ayuntamiento a través del modelo 111, e informadas detalladamente mediante el modelo 190. Cuando el autónomo reciba al año siguiente sus datos fiscales para preparar la declaración de renta encontrará las retenciones practicadas a modo de pago anticipado.

Algunos campos no obligatorios pero sumamente importantes a incluir en una factura serán los siguientes:

• Número de cuenta. En caso que cobremos por transferencia bancaria la factura debe incluir el número de cuenta para que llegado el momento de cobrar, no nos tengan que solicitarlo. También resulta recomendable presentar un certificado de titularidad de cuenta bancaria a través de la sede electrónica de la administración.
• E-mail y página web: cuantos más datos de contacto mejor, no solo para facilitar la comunicación sino como posible vía de entrada de visitas a nuestra página web.
• Número de expediente, código de la orden de compra o propuesta de gasto. Este dato nos será facilitado en el momento que nos soliciten nuestro trabajo. Facilitará la labor de aprobación de la factura.

Procedimiento de aprobación de la factura

A continuación vamos a exponer el procedimiento habitual en la aprobación de una factura.

• El autónomo o empresario presenta la factura, y obtiene código de justificación de presentación.
• Se valida que exista una adjudicación o un encargo del servicio o bien facturado. En caso contrario la factura será rechazada.
• La factura es conformada por el técnico municipal que pueda verificar que se ha producido efectivamente el objeto facturado, por ejemplo la entrega de un material. Un concejal dará también su conformidad.
• El alcalde o el organismo que tenga delegada la función de reconocimiento de la obligación (fase O), procederá a declarar la existencia de un crédito exigible contra el Ayuntamiento.
• Finalmente, una vez comprobado que no existe embargo o ejecución judicial previa, se procederá al pago.

En casos de pagos a justificar o anticipos de caja fija el procedimiento es distinto, al producirse el pago antes que la aprobación de la factura. Aunque estas actuaciones están reservadas a un os determinados conceptos.

Búsqueda de nuevos contratos

Una vez el emprendedor se ha dado de alta como autónomo y está pagando su cuota de autónomos, debe intentar maximizar al máximo su facturación y aprovechar su situación de alta. En el marco de la administración pública deberá estar atento a todos los contratos y licitaciones que se encuentren disponibles para poder participar.

A continuación te listamos una serie de herramientas para encontrar nuevos contratos:

• Perfiles del contratante. Estos “apartados” dentro de las webs de las administraciones públicas contienen información de los procedimientos en curso (importes, pliegos de cláusulas, plazos de presentación, etc.). Búscalos en las webs de los ayuntamientos de tu zona de trabajo y encuentra nuevos contratos a los que puedas optar.
• Plataforma de contratación del estado (puedes acceder desde aquí ). Engloba las licitaciones y sus resultados de todo el *sector público del estado español.
• Los boletines oficiales de las provincias, de las comunidades autónomas y el del estado (BOE).

*Recordad que, en resumen, forma parte del sector público:

• La administración General del Estado
• Las comunidades autónomas.
• Las diputaciones provinciales
• La administración local, comarcas, áreas metropolitanas.
• Las sociedades mercantiles, las entidades públicas empresariales, los consorcios, organismos autónomos, agencias, fundaciones y demás entes dependientes de las anteriores administraciones públicas.